Einladung per Post, Anmeldung per Web

Wer traditionell für eine Veranstaltung seine Einladungen per Post verschicken möchte, aber die Anmeldungen am liebsten digital entgegennimmt, kann nun mit invite.life Post-Codes arbeiten:

• Gäste tragen sich online in die Gästeliste ein.
• Nur eingeladene Personen mit "Post-Code" können sich auch anmelden.
• Die Gästeliste wird automatisch aktuell gehalten.
• Keine Arbeit mehr mit dem manuellen Führen von Gästelisten und Zu- und Absagen

invite.life als Einladungsmanagement

"Mit invite.life konnten wir eine spannende Marktnische erreichen, einerseits sind es natürlich Event-Agenturen, die solche Tools benötigen, aber es sind auch zahlreiche Unternehmen, die sich ihre Feiern - egal ob für Mitarbeiter eine Weihnachtsfeier oder eine Gleichenfeier auf der Baustelle - oft selbst organisieren", so Roland Vidmar, Geschäftsführer von echonet. Das System wurde im Frühjahr 2013 mit der neuen Version 2.0 fertiggestellt und seitdem konsequent und stetig verbessert.

Post-Codes als Alternative

Mit der Post-Code-Option, die 100 Euro zusätzlich kostet, wird im System eine neue Seite für das Event generiert, auf der die Gäste einfach den 5-stelligen Post-Code eingeben. Dieser Post-Code ist für die Veranstalter als Download mit ihrer Gästeliste verfügbar, somit können die Veranstalter nach dem Upload der Gästeliste sich einfach die Liste, zusammengestellt mit den Post-Codes, aus dem System exportieren. Der Export behält alle Datenfelder der Gäste und ermöglicht somit sehr einfach die Verwendung der Excel-Liste für eine Serialisierung. "Das kann man dann getrost an die Druckerei weiterschicken, damit die Einladungen - genauso wie die Adressen aufgedruckt werden - auch mit den Post-Codes versehen werden.

Der Post-Code ist somit eine Kombination aus einer Kurz-Adresse im Web - beispielsweise http://www.einladung.cc/8BLY - die für das gesamte Event gilt und einem fünfstelligen Code, der für die einzelnen Gäste gilt.

Obwohl die Einladung ganz traditionell mit der Post gekommen ist, erfolgt die Anmeldung dann elektronisch und erspart dem Veranstalter die Mühe manuell Gästelisten zu führen, eingehende Anmeldungs-E-Mails zu beantworten oder ständig am Telefon für Zu- oder Absagen erreichbar zu sein.

Warum reine Buchstaben-Codes?

"Der fünfstellige Postcode besteht nur aus Buchstaben.", erklärt echonet-Inhaber Roland Vidmar, "Der Grund ist ganz einfach: Unser System funktioniert auch am Smartphone perfekt. Wir wissen, dass viele Gäste sich gerne über ihr Smartphone direkt anmelden, insbesondere dann, wenn auf die Einladung der von uns zur Verfügung gestellte QR-Code aufgedruckt wird. Reine Buchstaben-Codes können die Nutzer wegen der typischen Smartphone-Tastatur um ca. 40% schneller eintippen als kombinierte Zahlen-Buchstaben-Codes, dazu muss man sich nur die typische Smartphone-Tastatur einmal ansehen."

Kombination: Per Post und elektronisch

Das System lässt natürlich weiterhin auch die Einladung per elektronischer Nachricht an die Gäste zu, die Kombination ist also möglich. Es ist also auch möglich die Gäste per Post und per E-Mail einzuladen oder per Post einzuladen und per E-Mail einen Nachfass-Reminder zu verschicken, wenn der Gast auf die postalische Einladung nicht reagiert hat. Sind die Gästelisten sauber gepflegt, kann es dann auch nicht zu Doppelanmeldungen kommen.

Mehr dazu finden Sie auf der Produkt-Webseite von invite.life.